Je größer ein Unternehmen ist, desto mehr Personen haben allerdings Zugriff auf solche Daten. Mitarbeiter und Absatzmittler wie Handelsvertreter verfügen häufig über einen völlig unbegrenzten Zugang zu Kundendaten, häufig sind sie direkt mit der Erstellung von Kundendatenbanken betraut. Wird das Arbeitsverhältnis oder die Geschäftsbeziehung beendet, stehen die Kundendaten allerdings allein dem Dienstherrn zu.

Dem ehemaligen Mitarbeiter oder Handelsvertreter ist es nicht verwehrt, seine ihm in Erinnerung gebliebenen Kontakte, von denen er während seiner Tätigkeit für den ehemaligen Dienstherrn Kenntnis erlangt hat, für eigene Zwecke oder einen neuen Arbeitgeber / Dienstherrn einzusetzen, wenn und soweit er keinem nachvertraglichen Wettbewerbsverbot unterliegt (was äußerst selten der Fall ist). Weder ein Arbeitnehmer noch ein Handelsvertreter hat jedoch das Recht, sich Kopien dieser Daten anzufertigen und diese zu eigenen oder fremden Zwecken einzusetzen. Bisher hatte sich die Rechtsprechung in der Regel mit Fällen auseinanderzusetzen, in denen der ehemalige Mitarbeiter oder Absatzmittler die Kundenlisten oder Kundendatenbanken seines ehemaligen Dienstherrn zu Wettbewerbszwecken verwendet hat. Hierin haben die Gerichte regelmäßig einen Wettbewerbsverstoß gesehen.

Nunmehr hat der Bundesgerichts mit einem Urteil vom 26.02.2009 (I ZR 28/06) klargestellt, das auch der Rückgriff auf Daten durch einen ehemaligen Handelsvertreter, der die Kunden während des bestehenden Handelsvertreterverhältnisses selbst angeworben hat, wettbewerbswidrig ist. Dies gelte auch dann, wenn der ehemalige Handelsvertreter nicht die Kundendatenbank bzw. Kundenliste seines ehemaligen Dienstherrn verwendet hat, sondern einzig und allein auf eigene Aufzeichnungen und Unterlagen zurückgreift. Denn auch solche Aufzeichnungen, die während des bestehenden Handelsvertretervertrages erstellt worden sind, stehen allein dem Dienstherrn zu. Unternehmen sollten nach Beendigung von Handelsvertreterverträgen darauf achten, dass ihnen alle Aufzeichnungen (auch elektronischer Art), die vom Handelsvertreter über die Kundenkontakte gemacht worden sind, ausgehändigt werden.

Wer als Handelsvertreter nach Beendigung der Geschäftsbeziehung zu seinem Dienstherrn zu diesem in Wettbewerb tritt bzw. als Handelsvertreter für einen Konkurrenten seines ehemaligen Dienstherrn tätig wird, darf auf Listen und sonstige Aufzeichnungen aus seiner früheren Tätigkeit nicht zurückgreifen. Wenn und soweit er einzelne Kundenkontakte im Gedächtnis hat, dürfte es aber wohl zulässig sein, dass er auf Grundlage dieser Erinnerung eine eigene, neue Kundenliste erstellt, z. B. unter Rückgriff auf Telefonverzeichnisse und Internetrecherchen.